ExcelとWordをすぐ使うために！まず最初に行うべき便利な初期設定まとめ

パソコンを新しく手に入れた直後や、新学期や新生活で初めてオフィスソフトに触れる際、何から手を付ければ良いのか迷ってしまうケースは少なくありません。初期状態のままでも使うことは可能ですが、そのままでは自動的に文字が修正されたり、保存先が意図しない場所になったりと、かえって不便さを感じる場面も多いものです。

使い勝手の悪さを我慢したまま作業を続けると、本来のクリエイティブな仕事に集中できず、操作の微調整だけで貴重な時間を奪われてしまいます。本日は、初心者の方でも迷わずに作業環境を整えられるよう、まず最初に行うべき重要な設定項目を厳選して詳しく解説します。設定を少し変えるだけで、驚くほど快適になります。

この記事でわかること

買ったばかりのオフィスが使いにくくて困っています

最初に少し設定を変えるだけで劇的に使いやすくなります

まずは、仕事の効率を大きく左右する表計算ソフトのカスタマイズから確認していきましょう。

エクセルの作業効率を大きく変える初期設定

「思い通りに文字が入力できなくてイライラする」という経験をするのは、誰もが通る道なので安心してくださいね。エクセルには親切心で搭載されている機能がいくつもありますが、それがかえって入力の邪魔をしてしまうことがよくあります。

おせっかいな自動修正機能を無効化する

アルファベットの先頭が勝手に大文字になったり、特定の記号が別の文字に置き換わったりする「オートコレクト」は、最も注意が必要な機能です。例えば、URLのつもりで入力した文字がハイパーリンクに変わってしまうのは、資料作成のテンポを著しく乱す原因となり得ます。

設定を解除するには、画面左上のファイルタブからオプションを選び、文章校正の中にある設定ボタンをクリックしてください。ここで全てのチェックを外すことで、自分の入力した文字が勝手に書き換えられるストレスから解放されます。これで安心です。

以下の表で、特にオフにしておくべき項目の名称とその理由をまとめました。これらの項目を整理しておくことで、意図しない修正に悩まされる時間をゼロにできます。

設定を終えた後は、一度適当な英単語を入力してみて、勝手に変換されないかテストしてみるのがおすすめです。たった数十秒の作業で、今後何年も続く入力作業のイライラを完全に消し去ることができるのですから、やらない手はありません。スムーズな操作感を手に入れましょう。

標準フォントとサイズを自分好みに固定する

エクセルを開くたびにフォントの種類や大きさを変更しているのなら、その時間は非常に無駄だと言わざるを得ません。最初から「游ゴシック」や「メイリオ」など、ビジネスで見やすいフォントが適用されるように設定を固定しておけば、立ち上げた瞬間に本題へ入れます。

オプションの一般タブにある「新しいブックの作成時」という項目で、使用するフォントやサイズをあらかじめ選んでおきましょう。フォントサイズは、標準的な11ポイントにするのが一般的ですが、見やすさを重視して12ポイントにするのも一つの手です。自分だけの環境を作れます。

この変更を保存した後は、一度ソフトを終了させてから再度立ち上げる必要がある点に注意してください。一度決めてしまえば、それ以降に作成する全てのファイルに適用されるため、統一感のある綺麗な資料をいつでも作れるようになります。見た目の美しさは信頼に繋がります。

ワードで文章作成をスムーズにするための必須設定

「改行しただけで番号が勝手に振られてしまうのが怖い」と感じて、ワードを敬遠してしまうのは本当にもったいないことです。文章作成を快適にするための第一歩は、ソフトが勝手に行う「自動整形」の範囲を自分自身でコントロールすることにあります。

自動で箇条書きになる機能を止めてストレスをなくす

ワードで「1.」と入力してエンターキーを押すと、次の行に「2.」が出てくる機能は、便利なようでいて思い通りに動かないことが多いものです。自分のタイミングで数字を入れたい場合、この機能は操作を混乱させる大きな要因となってしまいます。自由に入力したいですよね。

これもエクセルと同様に、オートコレクトの設定から「入力中に自動で書式設定する項目」のチェックを外すことで解決できます。箇条書きや段落番号のチェックを外せば、ワードの気まぐれに振り回されることなく、真っ白なキャンバスに書くように執筆を進められます。筆が止まりません。

操作環境を整えるために必要な確認項目を以下の表に整理しました。どの項目が自分にとって必要ないかを判断する際の基準として活用してみてください。

特に長いレポートやマニュアルを作成する際、この設定が生きているかどうかで作業時間は30分以上の差が出ることも珍しくありません。自分が主導権を握って文章を構成できる環境を整えることで、ワードというソフトが最高の武器に変わります。迷わず設定を進めましょう。

1行の文字数と行数を固定してレイアウトを守る

作成した文書を印刷した際に、文字が1行に収まりきらずに不自然なところで途切れてしまった経験はないでしょうか。ワードは標準では「40字×36行」程度に設定されていますが、余白の広さやフォントサイズによって、実際に入る文字数は微妙に変化してしまいます。管理が大変です。

レイアウトタブからページ設定のダイアログを開き、「文字数と行数を指定する」にチェックを入れて具体的な数字を入力してください。これにより、どのパソコンでファイルを開いても、ある程度一定の見た目を保つことが可能になり、読み手にとっても優しい文書になります。親切な資料になります。

特に提出先から「1ページに何文字」という指定がある場合には、この設定を最初に行わないと、後から全てのページを調整し直す羽目になります。事前に枠組みを決めておくことは、大きなトラブルを未然に防ぐための一種の保険のような役割を果たしてくれるのです。準備が大切です。

オフィス共通で設定したい便利なカスタマイズ

「保存ボタンまでマウスを動かすのが面倒だな」と感じる小さなストレスが、1日の中で積み重なると大きな疲労に繋がってしまいます。エクセルとワードの両方で共通して使える時短テクニックを取り入れて、マウスを動かす距離を最小限に抑える工夫をしてみましょう。

クイックアクセスツールバーによく使うボタンを配置する

画面の一番上に、自分専用のショートカットボタンを並べることができる「クイックアクセスツールバー」を活用していますか。ここには、例えば「名前を付けて保存」や「印刷プレビュー」、「書式のコピー」など、深い階層にある機能をワンクリックで呼び出せるようになります。便利ですよね。

ツールバーの右端にある小さな矢印をクリックして、リストの中からよく使う項目にチェックを入れるだけで登録が完了します。もしリストにない機能を追加したい場合は、リボンの上で右クリックして「クイックアクセスツールバーに追加」を選ぶだけで済みます。自分専用になります。

追加しておくと作業が捗るおすすめの機能をまとめました。これらを配置するだけで、リボンを切り替える手間がなくなり、視線の移動も最小限で済むようになります。

このカスタマイズは、一度覚えると他のソフトでも応用が効くため、オフィスの習熟度を一気に高めてくれる素晴らしい機能です。作業効率が20パーセント向上したという声も多く聞かれるほど効果が大きいため、ぜひ今日から取り入れてみてください。仕事が楽しくなります。

ファイルの保存先をOneDriveではなくPC本体にする

初期設定のままだと、ファイルを保存しようとした際にインターネット上の保存場所である「OneDrive」が優先的に表示されることが多々あります。オンラインでの共有が必要ない場合、いちいちパソコン内のフォルダを探し直すのは手間がかかり、保存ミスにも繋がりかねません。困りますよね。

オプションの保存タブにある「既定でコンピューターに保存する」という項目にチェックを入れ、標準の保存先フォルダを自分の好きな場所（デスクトップやドキュメントなど）に指定しましょう。これで、保存ボタンを押した瞬間に自分のパソコンが真っ先に選ばれるようになります。スムーズです。

インターネットに繋がっていない環境でも確実に保存ができる環境を整えておくことは、ビジネスにおけるデータ管理の基本中の基本です。大切なファイルを「どこに置いたか分からない」という悲劇から自分を守るために、この設定だけは確実に行っておきましょう。安心感が違います。

よくある質問

設定を元に戻したくなった場合はどうすればいいですか

同じオプション画面からチェックを入れ直すだけで、いつでも初期状態に戻すことが可能です。迷った時は一度オフにしてみて、自分に合わないと感じたら戻すという気軽な気持ちで試してみてください。

以前に作成したファイルにもこの設定は適用されますか

オートコレクトや保存先の設定はソフト全体に適用されますが、フォントやページ設定はファイルごとに保存されています。過去のファイルを作り直す必要はありませんが、新しい設定を反映させたい場合は手動での調整が必要です。

まとめ

エクセルやワードを使いこなすための第一歩は、自分が使いやすいように道具を磨くことから始まります。今回紹介した設定項目は、どれも数分で完了するものばかりですが、その効果は今後あなたがオフィスを使い続ける限り永遠に持続します。

最初は少し面倒に感じるかもしれませんが、初期設定をマスターすることで、余計な操作に煩わされることなく、思考をそのまま形にする楽しさを味わえるようになるはずです。一つずつ順番に試して、あなただけの最高の作業環境を手に入れてくださいね。応援しています。