退職の伝え方｜例文でスムーズに会社に伝える

退職の伝え方で悩んでいませんか？

この記事では、円満に退職するための伝え方を、例文付きで徹底解説します。

退職を成功させるには、事前の準備と心構えが不可欠です。

状況別の例文集や、退職理由別の伝え方のコツも紹介します。

この記事を読むことで、

がわかります。

この記事でわかること

退職を円満に伝えるための準備

退職を円満に伝えるためには、事前の準備が非常に重要です。

上司や同僚に迷惑をかけず、感謝の気持ちを伝えることで、円満な退職を実現できます。

退職の意思を伝える重要ポイント、退職希望日を明確にする必要性、上司への感謝を伝える心構えについて理解することで、スムーズな退職へと繋がります。

退職を成功させるには、事前の準備と心構えが不可欠です。

退職の意思を伝える重要ポイント

退職の意思を伝える際には、失礼のない丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。

感謝の気持ちを伝えつつ、退職の意思を明確に伝えましょう。

円満退職を実現するために、以下のポイントを意識することが重要です。

項目	詳細
タイミング	退職希望日の1〜2ヶ月前、繁忙期を避ける
伝え方	直属の上司に口頭で伝え、感謝の気持ちを伝える
理由	ポジティブな理由を伝え、会社への不満は避ける
退職希望日	具体的な日を提示する
引継ぎ	しっかりと引継ぎを行う意思を示す

円満な退職を実現するためには、これらのポイントを踏まえることが不可欠です。

退職希望日を明確にする必要性

退職希望日を明確にすることは、会社側が後任者の手配や業務の引継ぎをスムーズに行うために不可欠です。

具体的な退職日を伝えることで、会社側は計画的に準備を進めることができます。

退職希望日を明確にするためには、以下の要素を考慮する必要があります。

項目	詳細
法律	退職の意思表示から2週間後に退職可能
会社の就業規則	会社の就業規則で定められた退職に関する規定を確認
引継ぎ期間	後任者への引継ぎに必要な期間を考慮

退職希望日を明確にすることで、会社と自身の双方にとって円滑な退職が実現します。

上司への感謝を伝える心構え

上司への感謝を伝えることは、良好な関係を維持し、円満な退職を実現するために非常に重要です。

感謝の言葉とともに、退職後も良好な関係を続けたいという意思を伝えることで、好印象を残すことができます。

上司への感謝を伝えるためには、以下の点を心がけましょう。

項目	詳細
感謝の言葉	在職中に得た経験や学びに感謝の気持ちを伝える
具体的なエピソード	具体的なエピソードを交えて感謝の気持ちを伝える
今後の抱負	退職後も良好な関係を続けたいという意思を伝える

上司への感謝を伝えることで、円満な退職を実現し、その後のキャリアにもプラスの影響を与える可能性があります。

状況別退職の伝え方例文集

退職の意向を伝える際には、相手や状況に合わせた伝え方が重要です。

伝え方ひとつで、その後の関係性や手続きのスムーズさに影響が出ます。

円満退社を実現するために、相手別の例文を参考に、感謝の気持ちを込めて丁寧に伝えましょう。

この見出しでは、直属の上司、人事担当者、同僚、取引先という4つの対象別に、具体的な例文を紹介します。

これらの例文を参考に、あなたの状況に合わせた言葉で、誠意をもって伝えることが大切です。

退職は新たなスタート地点。

円満な形で次のステップに進めるよう、適切な伝え方を心がけましょう。

直属の上司に伝える例文

直属の上司への伝え方は、退職の意向を伝える上で最も重要なステップです。

直接会って、感謝の気持ちとともに丁寧に伝えることが基本です。

項目	内容
伝えるタイミング	退職希望日の1～2ヶ月前。繁忙期やプロジェクトの佳境を避ける。
伝える場所	個室など、落ち着いて話せる場所
伝え方	まずは感謝の言葉から始める。「いつもご指導いただきありがとうございます」など。
退職理由	詳細は伏せても良いが、差し支えない範囲で説明する。「キャリアアップのため」「家庭の事情」など。
退職希望日	具体的な日付を伝えることで、上司もその後の対応を考えやすくなる。
引き継ぎ	退職日までのスケジュールや、引き継ぎ内容について具体的に相談する姿勢を見せる。「後任の方への引継ぎはしっかりと行います」など。
転職先（聞かれた場合）	答えたくない場合は、「まだ具体的には決まっておりません」と答える。

人事担当者に伝える例文

人事担当者への伝え方は、退職の手続きをスムーズに進めるために重要です。

退職の意思を明確に伝え、必要な書類や手続きについて確認しましょう。

項目	内容
伝えるタイミング	直属の上司に伝えた後、指示に従って伝える。
伝える場所	人事部のオフィスなど
伝え方	丁寧な言葉遣いを心がける。
退職理由	上司に伝えた内容と一貫性を持たせる。
退職日	最終確認を行う。
必要書類・手続き	雇用保険や年金、税金などに関する手続きについて確認する。
今後のスケジュール	退職に関する今後の流れ（書類提出期限、最終出社日など）を確認する。

同僚に伝える例文

同僚への伝え方は、退職後の関係性を良好に保つために重要です。

感謝の気持ちを伝えつつ、退職後の連絡先を交換するなど、友好的な関係を維持しましょう。

項目	内容
伝えるタイミング	退職の正式な発表後、業務に支障がないタイミングを見計らって伝える。
伝える相手	親しい同僚や、特にお世話になった同僚から優先的に伝える。
伝え方	感謝の気持ちを込めて、丁寧に伝える。「〇〇さんには、いつも助けていただいて本当に感謝しています」など。
退職理由	詳細は伏せても良いが、差し支えない範囲で説明する。「新しいことに挑戦したくなった」「キャリアアップのため」など。
連絡先交換	今後も連絡を取りたい場合は、連絡先を交換する。「もしよろしければ、今後も連絡を取り合えたら嬉しいです」など。
送別会	送別会を開いてもらう場合は、感謝の気持ちを伝える。

取引先に伝える例文

取引先への伝え方は、会社の信用を維持するために重要です。

後任者の紹介をスムーズに行い、取引に支障が出ないように配慮しましょう。

項目	内容
伝えるタイミング	退職の1ヶ月前くらいに伝えるのが理想的。
伝える方法	電話やメールで伝えるのが一般的。状況によっては直接訪問して伝える。
伝え方	まずは日頃の感謝を述べ、退職の挨拶と後任者の紹介を行う。
後任者の紹介	後任者の氏名、役職、連絡先などを伝える。
感謝の言葉	今までの感謝の気持ちを伝える。「〇〇様には、大変お世話になり、心より感謝申し上げます」など。
今後の連絡先	個人的な連絡先を伝えるかどうかは、相手との関係性による。
今後の発展を祈る	取引先の今後の発展を祈る言葉を添える。「貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます」など。

退職理由別の例文と伝え方のコツ

退職の意向を伝える際には、退職理由を明確にし、相手に納得してもらえるように伝えることが重要です。

退職理由別に例文と伝え方のコツを参考に、円満な退職を目指しましょう。

各退職理由における具体的な例文と伝え方のコツを以下にまとめました。

参考にしながら、自身の状況に合った伝え方を検討してください。

キャリアアップを理由にする例文

キャリアアップを理由にする場合は、現職では得られない経験やスキルを求めていることを明確に伝えることが重要です。

今後の目標と、それが現職では難しい理由を具体的に説明することで、相手に理解してもらいやすくなります。

「退職理由を伝える際のポイント」は、キャリアアップを理由とする場合にも当てはまります。

例文

「これまで〇〇の業務に携わってきましたが、今後は××の分野で専門性を高めたいという思いが強くなりました。

つきましては、〇月〇日をもって退職させていただきたく、ご承認いただけますでしょうか。

家庭の事情を理由にする例文

家庭の事情を理由にする場合は、詳細を伝える必要はありませんが、退職せざるを得ない状況であることを理解してもらう必要があります。

差し支えない範囲で状況を説明し、会社への感謝の気持ちを伝えることが大切です。

退職理由として「一身上の都合」を伝えることもできます。

例文

「一身上の都合により、〇月〇日をもって退職させていただきたく、ご承認いただけますでしょうか。

詳細につきましては、お会いした際にご説明させていただきます。

体調不良を理由にする例文

体調不良を理由にする場合は、症状や状況を具体的に伝え、理解を得ることが重要です。

必要であれば医師の診断書を用意することも検討しましょう。

まずは、上司に相談し、休職などの選択肢がないか確認することもできます。

例文

「体調を崩してしまい、医師からも当面の間、療養に専念するよう指示を受けました。

つきましては、大変申し訳ございませんが、〇月〇日をもって退職させていただきたく、ご承認いただけますでしょうか。

ポジティブな退職理由への言い換え

株式会社リクルートマネジメントソリューションズの調査によると、退職理由の上位には労働環境や給与、人間関係などが挙げられています。

これらのネガティブな理由をそのまま伝えるのではなく、ポジティブな表現に言い換えることで、円満な退職に繋げることができます。

ネガティブな理由の裏にある希望を明確にし、明るい表現に言い換えることが重要です。

ネガティブな理由	ポジティブな言い換え
給与が低い	より自身のスキルを活かせる環境で、キャリアアップを目指したい
人間関係が悪い	新しい環境で、自分の能力を最大限に発揮したい
残業が多い	ライフワークバランスを整えて資格の勉強をしたい
労働環境・条件が良くない	新しい環境で、自分のスキルを最大限に発揮したい
希望する働き方ができない（場所、時間、副業など）	より柔軟な働き方ができる環境で、自分の能力を最大限に発揮したい
成長できる見通しが持てない	新しい環境で、自分のスキルを最大限に発揮したい
仕事にやりがい・意義を感じない	新しい環境で、自分のスキルを最大限に発揮したい
今後のキャリアが描けない、目指すキャリア形成に繋がらない	新しい環境で、自分のスキルを最大限に発揮したい
自分のやりたい仕事ができない	新しい環境で、自分のスキルを最大限に発揮したい

退職理由を伝える際の注意点

退職理由を伝える際には、会社への不満を口にしたり、嘘をついたりすることは避けましょう。

退職理由は、正直に伝えることが大切ですが、相手に配慮した伝え方を心がけることが重要です。

退職の意思が固いことを明確に伝え、引き止められた場合でも、冷静に対応することが大切です。

円満退職を実現するための行動指針

円満退職を実現するためには、会社への配慮と、自身のキャリアプランに基づいた行動が重要になります。

具体的な行動指針として、退職日の調整や必要な手続きの準備が挙げられます。

ここでは、株式会社リクルートマネジメントソリューションズの調査結果を踏まえ、退職理由の伝え方についても詳しく解説します。

退職日の調整と引継ぎの準備

退職日を決定する際には、会社の状況や業務の引継ぎ期間を考慮することが不可欠です。

具体的には、会社の繁忙期やプロジェクトの状況を避け、後任者への引継ぎ期間を十分に確保する必要があります。

項目	説明
退職希望日の目安	退職希望日の1〜2ヶ月前
伝える相手	直属の上司
伝える場所	個室など、2人きりで話せる場所
伝えるタイミング	繁忙期やプロジェクトの佳境を避ける
引継ぎ準備	後任者がスムーズに業務を開始できるように、業務内容や手順をまとめた資料を作成する。口頭での説明も行う。

退職願・退職届の作成と提出

退職の意思が固まったら、退職願または退職届を作成し、会社に提出します。

退職願と退職届の違いを理解し、会社のルールに従って適切な書類を作成・提出することが重要です。

項目	退職願	退職届
役割	退職を願い出る意思表示	退職の意思を会社に通知する書類
提出時期	退職を相談した後	退職が承認された後
記載内容	退職理由、退職希望日、所属部署、氏名、提出日	退職理由、退職日、所属部署、氏名、提出日
撤回	上司の承認前であれば可能	原則として不可
理由の書き方	詳細は不要。「一身上の都合により」とするのが一般的	詳細は不要。「一身上の都合により」とするのが一般的

退職願や退職届の提出によって、退職に向けた手続きが正式に開始されます。

退職後の手続きに関する情報収集

退職後の手続きをスムーズに進めるためには、事前に必要な情報を収集し、準備しておくことが重要です。

退職後には、雇用保険や健康保険、年金など、さまざまな手続きが必要になります。

手続き	概要	期限	提出先
雇用保険	失業給付の受給	退職後1年以内	ハローワーク
健康保険	国民健康保険への加入、または任意継続被保険者制度の利用	退職後20日以内	市区町村
年金	国民年金への加入、または厚生年金の継続	退職後14日以内	市区町村
確定申告	年末調整されていない所得がある場合	翌年の2月16日～3月15日	税務署

株式会社リクルートマネジメントソリューションズの調査から学ぶ退職理由

株式会社リクルートマネジメントソリューションズの調査によると、退職理由の上位には、労働環境や給与、人間関係などが挙げられています。

これらの退職理由を踏まえ、円満退職を実現するためには、伝え方を工夫することが大切です。

順位	退職理由	割合
1	労働環境・条件が良くない	25%
2	給与水準に満足できない	18.4%
3	職場の人間関係が良くない、合わない	14.5%
4	上司と合わない	14.5%
5	希望する働き方ができない（場所、時間、副業など）	14.5%

ネガティブな退職理由をそのまま伝えるのではなく、「新たなキャリアに挑戦したい」「スキルアップのために勉強に専念したい」など、ポジティブな表現に言い換えることが重要です。

よくある質問（FAQ）

退職の意向はいつ、誰に伝えるのが適切ですか？

退職の意向は、退職希望日の1〜2ヶ月前に、まず直属の上司に口頭で伝えるのが一般的です。

繁忙期やプロジェクトの佳境を避けて、落ち着いて話せる時間を取りましょう。

退職理由を伝える際のポイントはありますか？

退職理由は、正直に、しかしポジティブな表現で伝えることが大切です。

会社への不満を述べるのではなく、「キャリアアップのため」「新しいことに挑戦したい」など、前向きな理由を伝えましょう。

退職希望日はどのように決めるべきですか？

退職希望日は、法律（退職の意思表示から2週間後）や会社の就業規則、業務の引継ぎ期間などを考慮して、上司と相談して決定します。

退職の意思を伝える際、どのような言葉遣いを心がけるべきですか？

感謝の気持ちを込め、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

「〇〇のプロジェクトでは大変お世話になりました。

おかげで多くのことを学ぶことができました。

」のように、具体的なエピソードを交えて感謝を伝えると、より気持ちが伝わります。

退職を伝える上で、避けるべきことはありますか？

会社への不満を口にしたり、嘘をついたりすることは避けましょう。

退職の意思をメールだけで伝えるのも避けるべきです。

直接会って、誠意をもって伝えることが大切です。

退職後、どのような手続きが必要になりますか？

退職後には、雇用保険、健康保険、年金などの手続きが必要になります。

退職前に必要な情報を収集し、優先順位をつけて準備を進めることで、スムーズな手続きが可能です。

まとめ

退職の伝え方について、この記事では円満に退職するための伝え方を、例文付きで徹底解説しました。

退職は、あなたのキャリアにおける新しいスタートです。

この記事を参考に、円満な退職を実現し、次のステップへ進みましょう。