【初心者向け】GoogleWorkspace設定手順｜3ステップで完了

Google Workspaceの導入を検討しているものの、設定に不安を感じていませんか？この記事では、初心者でも迷わず設定できるよう、初期設定の手順を3つのステップに分けて詳しく解説します。

ドメイン所有権の確認からユーザーアカウントの追加、Gmailの有効化まで、図解入りで分かりやすく説明します。

Google Workspaceの初期設定は、組織全体の生産性向上に不可欠です。

この記事を読めば、初期設定をスムーズに完了させ、Google Workspaceの機能を最大限に活用できるようになります。

導入前に知っておくべき契約プランの選択や必要な情報の準備についても解説するので、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

GoogleWorkspace設定の全体像

Google Workspaceの設定で最も重要なのは、組織全体の生産性向上を意識することです。

初期設定をスムーズに行うことで、Google Workspaceの機能を最大限に活用できます。

初期設定、導入前に知っておきたいこと、設定完了後の活用方法を理解しておきましょう。

3ステップで完了する初期設定

Google Workspaceの初期設定は、以下の3つのステップで完了します。

ドメイン所有権の確認、ユーザーアカウントの追加と管理、Gmailの有効化設定です。

導入前に知っておきたいこと

Google Workspaceを導入する前に、以下のことを知っておくとスムーズに導入できます。

契約プランの選択、必要な情報の準備、サポート体制の確認です。

項目	内容
契約プランの選択	ユーザー数、必要なストレージ容量、利用したい機能に応じて、Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterpriseの4つのプランから選択します。
必要な情報の準備	独自ドメイン名、法人用クレジットカード、追加アカウント情報（ユーザー名、ユーザー数）を準備します。クレジットカード払い以外を希望する場合は、代理店経由での申し込みを検討します。
導入サポート役の決定	導入プロジェクト担当者、管理コンソール設定担当者を決定します。

Google Workspace導入前に、契約プランの選択、必要な情報の準備、導入サポート役を決定しましょう。

設定完了後の活用方法

初期設定が完了したら、Google Workspaceの機能を最大限に活用しましょう。

組織に合わせた設定カスタマイズ、セキュリティ強化のための設定、チームでの共同作業を促進する機能を活用します。

Google Workspaceの設定を完了したら、組織に合わせた設定カスタマイズ、セキュリティ強化、チームでの共同作業を促進する機能を活用しましょう。

初期設定3ステップを解説

Google Workspaceの初期設定は、導入を成功させる上で非常に重要です。

特に重要なのは、自社のドメインをGoogle Workspaceで使用できるように設定することです。

初期設定では、ドメイン所有権の確認、ユーザーアカウントの追加と管理、Gmailの有効化という3つのステップがあります。

それぞれの手順を理解し、スムーズに設定を進められるように、この記事では具体的な方法を解説します。

ドメイン所有権の確認手順

ドメイン所有権の確認は、Google Workspaceで自社ドメインを使用するための最初のステップです。

これは、あなたがそのドメインの正当な所有者であることをGoogleに証明するプロセスです。

確認は、通常、ドメインのDNSレコードに特定のTXTレコードを追加することで行われます。

TXTレコードは、ドメインに関するテキスト情報を記録するためのDNSレコードの一種です。

Google Workspaceが提供するTXTレコードをドメインのDNS設定に追加することで、所有権を証明できます。

項目	説明
TXTレコード	ドメインの所有権を証明するためにGoogle Workspaceが提供するテキスト情報。DNS設定に追加する。
DNS設定	ドメインのDNSレコードを管理する画面。ドメインを取得したサービス（例：お名前.com、ムームードメイン）の管理画面からアクセスできる。

ユーザーアカウント追加と管理

Google Workspaceで従業員が利用するためのアカウントを追加・管理する手順について解説します。

アカウントを適切に管理することで、セキュリティを保ちつつ、従業員が円滑に業務を進めることができます。

ユーザーアカウントの追加は、Google管理コンソールから行います。

「ディレクトリ」>「ユーザー」を選択し、新しいユーザーを追加します。

各ユーザーに必要な情報を入力し、パスワードを設定することで、アカウントが作成されます。

また、部署やプロジェクトごとにグループを作成し、ユーザーをグループに追加することで、情報共有や権限管理が容易になります。

項目	説明
ユーザーアカウント	Google Workspaceを利用する従業員に割り当てるアカウント。
グループ	部署やプロジェクトごとにユーザーをまとめるための機能。情報共有や権限管理に便利。

Gmail有効化設定方法

Gmailを有効化することで、Google Workspaceで自社ドメインのメールアドレスを使用できるようになります。

これは、会社の顔とも言えるメールアドレスを、信頼性の高いGoogleのインフラ上で運用できることを意味します。

Gmailを有効化するには、ドメインのDNS設定にMXレコードを追加する必要があります。

MXレコードは、メールサーバーの場所を指定するDNSレコードの一種です。

Google Workspaceが提供するMXレコードをドメインのDNS設定に追加することで、Gmailでメールを送受信できるようになります。

項目	説明
MXレコード	メールを正しく送受信するために必要な情報。Gmailを有効化するには、Google Workspaceが提供するMXレコードをDNS設定に追加する必要がある。
DNS設定	ドメインのDNSレコードを管理する画面。ドメインを取得したサービス（例：お名前.com、ムームードメイン）の管理画面からアクセスできる。

GoogleWorkspace活用のヒント

Google Workspaceを最大限に活用するためには、組織のニーズに合わせた柔軟な設定が不可欠です。

以下では、組織に合わせた設定カスタマイズ、セキュリティ強化、チームでの共同作業促進という3つのポイントに焦点を当てて解説します。

これらの設定を最適化することで、Google Workspaceの潜在能力を最大限に引き出し、組織全体の生産性向上に繋げることが可能になります。

組織に合わせた設定カスタマイズ

組織の規模や業種、業務内容によって、最適なGoogle Workspaceの設定は異なります。

例えば、大企業では部門ごとに異なるアクセス権限を設定したり、中小企業ではシンプルな共有設定で効率的な情報共有を実現したりすることが考えられます。

組織のニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることで、Google Workspaceをより効果的に活用できます。

設定項目	カスタマイズ例	期待される効果
ユーザーアクセス権限	部門ごとに異なるドキュメントへのアクセス権限を設定	情報セキュリティの強化、コンプライアンス遵守
共有設定	社内共有、特定のグループとの共有、社外共有など、細かく設定	適切な情報共有範囲の設定、機密情報の保護
アプリケーション設定	組織で利用するアプリケーションの選択、デフォルト設定の変更	従業員が使いやすい環境の提供、業務効率化

組織に合わせた設定を行うことで、Google Workspaceをより効果的に活用し、業務効率化や情報セキュリティの強化に繋げることが可能です。

セキュリティ強化のための設定

Google Workspaceのセキュリティ設定は、情報漏洩や不正アクセスから組織を守る上で非常に重要です。

二段階認証の設定、アクセス権限の厳格化、不審なアクティビティの監視など、多層的なセキュリティ対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることが可能です。

また、定期的なセキュリティ監査を実施し、脆弱性を特定して改善することも重要です。

セキュリティ対策	詳細	期待される効果
二段階認証	パスワードに加えて、スマートフォンアプリやセキュリティキーによる認証を追加	不正アクセス防止、アカウントの保護
アクセス権限の厳格化	必要なユーザーにのみ、必要な情報へのアクセス権限を付与	情報漏洩リスクの低減、機密情報の保護
不審なアクティビティの監視	異常なログイン試行、不審なファイル共有などを検知	セキュリティインシデントの早期発見、迅速な対応

強固なセキュリティ設定を行うことで、情報漏洩や不正アクセスから組織を守り、安心してGoogle Workspaceを利用することができます。

チームでの共同作業を促進する機能

Google Workspaceには、チームでの共同作業を効率化するための様々な機能が搭載されています。

例えば、Googleドキュメントやスプレッドシートでのリアルタイム共同編集、Google Meetでのオンライン会議、Google Chatでのチャットコミュニケーションなどがあります。

これらの機能を活用することで、場所や時間に制約されることなく、スムーズなチームコラボレーションを実現できます。

機能	特徴	期待される効果
Googleドキュメント/スプレッドシート	複数人で同時に編集可能、変更履歴の追跡、コメント機能	リアルタイムでの共同作業、バージョン管理の容易化、フィードバックの迅速化
Google Meet	高画質・高音質のオンライン会議、画面共有機能、録画機能	場所や時間に制約されない会議の実現、情報共有の促進
Google Chat	1対1のチャット、グループチャット、ファイル共有機能	迅速なコミュニケーション、情報共有の効率化

Google Workspaceの共同作業機能を活用することで、チームのコミュニケーションを円滑にし、創造的なアイデアを生み出し、より良い成果を出すことが可能になります。

GoogleWorkspaceでビジネスを加速

GoogleWorkspaceを導入することで、ビジネスを加速できます。

初期設定を終えたら、GoogleWorkspaceの様々な機能を活用して、業務効率化を実現できます。

GoogleWorkspaceのサポートも活用しながら、ビジネスをさらに加速させていきましょう。

初期設定を終えたら始めること

初期設定を終えたら、まず組織に合わせた設定をしましょう。

組織の規模や業種によって、最適な設定は異なります。

例えば、中小企業であれば、従業員数が少ないため、シンプルな設定で十分ですが、大企業であれば、部署ごとにアクセス権限を設定するなど、より複雑な設定が必要になります。

業務効率化を実現する方法

GoogleWorkspaceは、様々な業務効率化を実現できます。

例えば、Gmailを使用すれば、メールの送受信だけでなく、会議の招待やタスクの管理も行うことができます。

また、Googleドライブを使用すれば、ファイルを共有したり、共同編集したりすることができます。

GoogleWorkspaceサポートの活用

GoogleWorkspaceには、様々なサポートがあります。

GoogleWorkspaceの公式サイトには、ヘルプセンターやトレーニングコースなど、様々なサポートコンテンツが用意されています。

また、GoogleWorkspaceの導入支援を行っている企業も存在します。

よくある質問（FAQ）

Google Workspace の設定で困った時はどうすれば良いですか？

Google Workspace のヘルプセンターでは、初期設定から活用方法まで、幅広い情報を提供しています。

また、Google Workspace の導入支援を行っている企業もあるため、必要に応じてサポートを検討すると良いでしょう。

Google Workspace の Business Starter、Business Standard、Business Plus、Enterprise の違いは何ですか？

各プランは、ユーザー数、ストレージ容量、利用できる機能が異なります。

自社の規模や必要な機能に応じて最適なプランを選びましょう。

ドメイン所有権の確認がうまくいきません。どうすれば良いですか？

TXTレコードが正しくDNS設定に追加されているか確認してください。

DNS設定の反映には時間がかかる場合があるため、しばらく待ってから再度確認することも有効です。

ユーザーアカウントの追加で、部署ごとにアカウントを作成するのが面倒です。効率的な管理方法はありますか？

Google Workspace のグループ機能を活用すると、部署やプロジェクトごとにユーザーをまとめて管理できます。

これにより、情報共有や権限管理が容易になり、アカウント管理の負担を軽減できます。

組織に合わせた Google Workspace の設定とは、具体的にどのようなことをすれば良いですか？

例えば、部署ごとに異なるアクセス権限を設定したり、共有カレンダーを設定したりすることが挙げられます。

組織の規模や業種に合わせて設定をカスタマイズすることで、より効果的に Google Workspace を活用できます。

Google Workspace のセキュリティ設定で最初にやるべきことは何ですか？

二段階認証の設定から始めることをおすすめします。

二段階認証を設定することで、不正アクセスを防止し、アカウントを保護できます。

まとめ

この記事では、Google Workspaceの初期設定を3つのステップに分け、初心者でも迷わず完了できるように解説しました。

初期設定を終えたら、組織に合わせた設定を行い、Google Workspaceの機能を最大限に活用してビジネスを加速させましょう。