ビジネスで使える！請求する英語表現：費用から書類請求までシーン別に解説

海外の取引先との業務において、代金の支払いや不足している書類の提出を求める場面は避けて通れません。日本語であれば「ご請求申し上げます」という定型句で済みますが、英語では相手との関係性や状況に応じて言葉選びを変える必要があります。特に金銭が絡む請求は、直接的すぎると角が立ち、逆に遠回しすぎると意図が伝わらず未払いの原因となるため、バランスが非常に重要です。正しい表現を身につけることで、心理的なハードルを下げ、円滑なビジネスコミュニケーションを実現できるようになります。

相手を尊重しつつも、必要なアクションを確実に促すためのフレーズを習得すれば、プロジェクトの遅延やキャッシュフローの悪化を防ぐことが可能です。英語での請求は単なる事務作業ではなく、信頼関係を維持するための重要なスキルと言えるでしょう。これから紹介する表現を状況に合わせて使い分けることで、プロフェッショナルとしての評価を高めながら、ストレスなく業務を完結させる未来が手に入ります。

この記事でわかること

費用や代金を請求する際の基本表現

仕事の成果に対する報酬や、発生した経費の精算を求める際には、明確かつプロフェッショナルな表現が求められます。金銭の話を切り出すのは気が引けると感じる方も多いですが、ビジネスにおいては当然のプロセスであり、適切な用語を使用すれば相手に不快感を与える心配はありません。基本的には「Invoice（請求書）」という単語を軸に、どのような名目で、いつまでに支払ってほしいのかを構造化して伝えるのが通例です。相手が内容を確認しやすいよう、論理的な順序で情報を提示する構成を意識しましょう。

代金の請求を行う場合、まずは取引が完了したことへの感謝を述べ、その流れで請求書を添付している旨を伝えるのが最も自然な流れとなります。これにより、事務的な冷たさを和らげ、良好なパートナーシップを強調できます。例えば、納品物の最終確認が終わった直後のメールであれば、相手の満足度が高いタイミングで「Please find attached the invoice」と添えるのが理想的です。相手がアクションを起こしやすいよう、支払期日（Due date）や振込先情報（Bank details）をセットで提示することが、スムーズな入金への近道となります。

サービス利用料や商品の代金を請求する

継続的なサービス提供や商品の発送に伴う代金請求では、何に対する支払いなのかを件名や本文で明示する必要があります。例えば、月額のコンサルティング費用を請求する際、単に「Payment」とするのではなく「Invoice for Monthly Consulting Fee – [Month]」のように記載すると、相手の経理担当者が処理しやすくなります。相手が忙しいビジネスパーソンであることを考慮し、メールを開いた瞬間に「何のお金か」が把握できるように配慮することが、プロフェッショナルな対応として高く評価される一因となるでしょう。

日常的な取引であれば、それほど堅苦しい表現にする必要はありませんが、初回の取引や高額な案件の場合は「Request for payment」といった、よりフォーマルな言い回しを選択するのが適切です。例えば、新しいソフトウェアを導入したクライアントに対して「We would like to request payment for the initial setup fee」と伝えることで、正式な手続きであることを示せます。相手の会社の支払いルールを尊重しつつ、こちら側の希望を正当な権利として伝える姿勢が、円滑な入金サイクルを維持する鍵となります。

請求の名目によって使用する単語も微妙に変化します。手数料なら「Commission」、会費なら「Membership fee」、立替金なら「Reimbursement」といった言葉を使い分けることで、誤解を防ぎ、情報の正確性を担保できます。以下の表に、代表的な請求名目の英語表現を整理しましたので、状況に合わせて活用してください。

請求名目	英語表現	活用シーン
代金・費用	Fee / Charge	サービス利用や作業報酬の請求
立替金	Reimbursement	交通費や宿泊費など先に払った分の請求
残高・未払い金	Balance due	全額のうちまだ払われていない分の請求
着手金	Down payment	プロジェクト開始前に支払う一部の代金

代金を請求する際は、支払期限を必ず添えるようにしましょう。単に「支払ってください」と言うだけでなく「Payment should be made within 14 days upon receipt of this invoice」と記載することで、相手はいつまでに社内手続きを完了させれば良いのかを判断できます。こうした細かい情報の提供が、相手の手間を省き、結果として自分自身の仕事の効率化にも繋がります。期限を明示することは失礼にあたらず、むしろビジネスにおける親切心であると捉えるのがグローバルスタンダードな考え方です。

経費の精算や立替金を請求する

出張時の交通費や、クライアントとの会食費用を立て替えた場合の請求は、通常の代金請求よりもやや謙虚でありながらも、確実に返金を求めるニュアンスが求められます。自分自身の懐から出ているお金であるため、遠慮してしまいがちですが、仕事で発生した費用は正当に精算されるべきものです。この場合、領収書のコピーを添付することが必須となるため、「Attached are the receipts for the travel expenses incurred during the business trip」のように、証拠書類を提示していることを強調する表現が好まれます。

立替金の請求では「Incurred（発生した）」という単語をよく使います。これは、自分の意思で使ったわけではなく、業務を遂行する上でどうしても必要となった費用であることを示唆する効果があります。例えば、現地の移動でタクシーを利用した場合、「Taxi fares incurred for visiting your office」と説明を加えれば、その費用の妥当性が伝わりやすくなります。相手に納得感を持ってもらうための背景説明をセットにすることが、スムーズな精算を実現するためのテクニックと言えるでしょう。

また、精算方法についての希望がある場合は、その旨を明確に伝えることが大切です。銀行振込なのか、次回の請求に合算するのかといった選択肢を提示することで、相手の事務作業をサポートできます。以下のリストに、経費精算時に役立つチェックポイントをまとめました。

経費精算は、信頼を基盤としたプロセスです。過剰な請求や不明瞭な項目は、どれだけ英語表現が丁寧であっても不信感を招く原因となります。正確な数字を提示し、簡潔な英語でその内容を補足する姿勢が、長期的な信頼関係の構築に寄与します。例えば、会食の人数や場所、目的を「Dinner meeting with Project A members on Nov 10th」と簡潔に記すだけで、相手の承認プロセスは格段にスピードアップするはずです。誠実さが伝わる文章を心がけ、正確なコミュニケーションを追求しましょう。

必要な書類やデータの提出を求める

ビジネスの進行において、相手からの情報提供を待つ時間はもどかしいものです。契約書、見積書、仕様書、あるいは特定のデータなど、プロジェクトを前進させるために不可欠な書類を「請求」する際は、相手を責めるようなニュアンスを排除しつつ、緊急性や重要性を伝える技術が求められます。単に「送ってください」と言うだけでは、相手の優先順位が下がってしまう可能性があるため、その書類がなぜ今必要なのか、何のために使用するのかという文脈を添えることが欠かせません。

書類を請求する際は、相手の状況に配慮する言葉（Cushion phrases）を挟むのが一般的です。例えば「I understand you are very busy, but…（お忙しいところ恐縮ですが）」といった一言があるだけで、命令形のような印象を避けることができます。また、期限を設ける際には「Could you please provide the document by Friday?」のように疑問形の形をとることで、強制ではなく「お願い」としての体裁を整えられます。相手の協力を引き出しやすい表現を戦略的に選ぶことで、結果として必要な情報を素早く入手できるようになるのです。

契約書や見積書の送付を依頼する

プロジェクトの初期段階で必要となる契約書（Contract）や見積書（Quote / Estimate）の請求は、スピード感が命です。これらが手元に届かない限り、正式な発注や作業開始ができないため、必要性を強くアピールしつつも、パートナーとしての礼儀を失わない絶妙な言い回しが不可欠です。「We are ready to proceed as soon as we receive the signed contract」のように、書類さえ届けばすぐに動ける準備ができていることを伝えると、相手の行動を促す動機付けになります。

見積書を依頼する場合には、どのような項目を盛り込んでほしいのかを箇条書きで伝えると、差し戻しの手間を減らすことができます。英語では「Could you send us a breakdown of the costs?（費用の内訳を送っていただけますか？）」といった表現がよく使われます。単なる総額だけでなく、詳細な情報を求めていることを明確に伝えることで、後々の交渉がスムーズに進みます。相手も情報が不足した状態で何度もやり取りをするのを嫌うため、最初から要求を明確に提示することが、双方にとっての利益となります。

依頼する書類の種類によって適切な単語を選択しましょう。以下の表に、よく請求されるビジネス書類の名称と、その依頼時のポイントをまとめました。名称を間違えると全く別の書類が届くこともあるため、正確な用語の使用が求められます。

書類名称	英語表現	依頼時の注意点
見積書	Quote / Estimate	有効期限や納期も含めるよう伝える
請求書	Invoice	振込先情報の記載を確認する
契約書	Contract / Agreement	署名の箇所を分かりやすく指示する
仕様書	Specifications	最新のバージョンであることを確認する

書類の送付を依頼した後には、相手がいつ送れるのかを確認するフォローアップも重要です。例えば「Could you let us know when we can expect to receive the document?」といった尋ね方をすれば、相手にプレッシャーを与えすぎず、スケジュール管理に必要な情報を引き出せます。返答を急かすのではなく、見通しを確認するというスタンスを貫くことが、良好な関係を維持しながら物事を進めるための知恵と言えるでしょう。

不足している情報の追加提供を求める

提出された資料の中に、必要な情報が欠けていたり、データが不完全だったりする場合の「請求」は、相手のミスを指摘することにもなるため、最も気を使う場面の一つです。ストレートに「This information is missing」と言うと、相手は責められているように感じてしまいます。代わりに「We might need a bit more information regarding…」のように、主語をWe（私たち）にしたり、「might need（必要かもしれない）」と控えめに言ったりすることで、角を立てずに不足分を要求できます。

情報が不足していることでどのような支障が出ているかを説明すると、相手は協力の必要性を理解してくれます。例えば「To complete the report, we require the latest sales figures for the Asian market」と伝えれば、レポート作成という共通の目標のためにデータが必要なのだと伝わります。自分の個人的な要望ではなく、仕事のプロセス上不可欠なリクエストであることを論理的に示すのが、相手に快く動いてもらうためのコツです。

また、情報の形式を指定することも忘れずに行いましょう。Excel形式がいいのか、PDFでいいのかといった細部を指定することで、二度手間に発展するリスクを回避できます。以下のリストに、不足情報を請求する際に確認すべき項目を挙げました。

「Could you clarify the following points?（以下の点について明確にしていただけますか？）」というフレーズは、情報の不足だけでなく、内容に矛盾がある場合や不明瞭な点を確認する際にも非常に便利です。相手を否定せず、あくまで「より良く理解したい」という姿勢を示すことで、建設的な対話を続けることが可能になります。相手からの情報を待つ姿勢ではなく、共にプロジェクトを完成させるパートナーとして、必要な要素を能動的に補っていく意識が大切です。

期限を過ぎた支払いを丁寧に催促する

支払期限を過ぎても入金が確認できない場合、どのような言葉で催促すべきかは非常に悩ましい問題です。相手が単に支払いを忘れているだけなのか、それとも意図的に遅らせているのか、あるいは請求書が届いていないのか、その理由は様々です。最初の催促では、相手が「うっかり忘れていた」という前提で、非常に丁寧なリマインダーを送るのが通例です。相手を疑うような表現は控え、あくまで事務的な確認として連絡を入れることが、関係を壊さないための鉄則と言えます。

催促のメールでは、件名を工夫して重要性を知らせる必要があります。「Gentle reminder: Invoice [Number] overdue」のように、リマインダーであることを明記しつつ、期限が過ぎている事実を端的に示します。本文では「We have not yet received payment for invoice #12345」と事実を述べ、「Perhaps the invoice was overlooked?（請求書を見落とされたのかもしれません）」といったクッションを置くことで、相手が言い訳をしやすい逃げ道を作ってあげるのが、大人のビジネスコミュニケーションです。

第一段階：丁寧なリマインダーを送る

最初の催促は、支払期限から数日経ったタイミングで行うのが一般的です。ここでは「支払ってください」という強い表現ではなく「入金の確認が取れておりません」という事実を伝えることに主眼を置きます。「According to our records, payment for invoice #12345 has not yet been received」といった表現が標準的です。相手側のシステムエラーや送金のタイムラグの可能性も考慮し、既に入金済みの場合はこのメールを無視してほしい旨（If you have already sent the payment, please disregard this email）を必ず一筆添えましょう。

この段階での目的は、相手の記憶を呼び起こすことです。怒りや苛立ちを感じていたとしても、それを文章に出してはいけません。プロフェッショナルとして冷静に対応することで、相手も「早く対応しなければ」という責任感を感じてくれます。メールには請求書を再添付しておくと、相手がわざわざ過去のメールを遡る手間が省けるため、再送信をお願いされる前にこちらから送っておく配慮が重要となります。

相手との関係性の深さに応じて、フレーズのニュアンスを調整してください。以下の表に、親密度や状況に合わせた催促表現の例をまとめました。状況を見極めて、最も適切な一打を選択することが重要です。

丁寧さ	英語表現	使い分けのポイント
非常に丁寧	I am writing to kindly remind you…	期限後1〜3日の初回リマインド
標準的	Our records show that the payment is overdue.	期限後1週間程度の確認
やや強め	We would appreciate it if you could settle the balance.	2回目以降の連絡や高額案件
予防線	Please disregard this if payment has been made.	すべての催促メールの末尾に

もし相手から「今手続き中です」という返信があった場合は、「Thank you for the update. We look forward to receiving the payment」と返し、状況を把握したことを伝えましょう。放置せずにこまめにコミュニケーションを取ることが、未払いを防ぐための最大の防御策です。相手に「この会社は管理がしっかりしている」という印象を与えることも、将来的な支払遅延を抑制する心理的な効果を生みます。

第二段階：強い要望として再送する

丁寧なリマインダーに反応がない場合や、約束の期限をさらに過ぎた場合は、徐々にトーンを強めていく必要があります。もはや「お願い」ではなく、契約上の義務を果たすよう求める「要請」の段階です。「We must ask you to settle the outstanding invoice immediately」のように、「must（しなければならない）」や「immediately（直ちに）」といった強い副詞を用い、事態の深刻さを伝えます。ただし、ここでも罵倒や感情的な言葉は一切不要であり、法律的な義務や契約書の条項に基づいた冷静な主張を貫くべきです。

未払いが続くことで発生する具体的なデメリットを提示するのも有効です。例えば「Late payment interest will be charged if not paid by next week（来週までに支払われない場合、遅延損害金が発生します）」や「We may have to suspend our services（サービスの提供を停止せざるを得ません）」といった文言は、相手に実害を意識させ、迅速な行動を促す効果があります。こうした警告は、事前の合意事項に基づいて淡々と伝えることが、法的トラブルを避けるための最善の方法です。

最終的な催促であっても、解決策を提示する姿勢を見せることで、交渉の余地を残すことができます。分割払いの提案や、支払いトラブルの有無を確認する姿勢などがこれにあたります。以下のリストに、強い催促を行う際の構成要素をまとめました。

最終的には、メールだけでなく電話での確認も検討してください。テキストでは伝わりきらない緊急性や、相手の真意を探るためには、直接対話することが最も効果的です。英語での電話は緊張を伴いますが、「I am calling about the overdue invoice #12345」と第一声を決めておけば、スムーズに本題に入れます。誠実な取引先であれば、この段階で誠意ある回答が得られるはずです。万が一それでも進展がない場合は、専門家や法務部門への相談を視野に入れ、ビジネスとしてのケジメをつける決断が必要になるでしょう。

よくある質問

請求書が届いたか確認したいときはどう言えばいいですか？

「I’m writing to confirm if you have safely received the invoice I sent on Monday.（月曜に送った請求書を無事に受け取られたか確認したく連絡しました）」と伝えるのがスマートです。相手にプレッシャーを与えず、到着の有無だけを尋ねる姿勢が好まれます。

もし再送が必要か尋ねたい場合は、「Please let me know if you would like me to resend it.（もし再送が必要であればお知らせください）」と付け加えると親切です。これにより、相手のメールボックスに埋もれている場合でも、角を立てずに再度注意を引くことができます。

「入金をお待ちしております」の自然な言い方は？

「We look forward to receiving your payment.」が最も標準的で丁寧な表現です。もう少し柔らかく言いたい場合は、「Your prompt payment would be greatly appreciated.（早めにお支払いいただけますと大変助かります）」という言い方もよく使われます。

プロジェクトの完了時などであれば、「We look forward to wrapping up this project upon receipt of your payment.」のように、支払いが完了することでプロジェクトが綺麗に完結するというポジティブなニュアンスを込めるのも一つのテクニックです。

振込手数料の負担について英語で指定するには？

「Please note that bank transfer fees are to be borne by the sender.（振込手数料は送信者側でご負担いただくようお願いします）」と明記するのが一般的です。海外送金では手数料が高額になることがあるため、あらかじめどちらが負担するかを明確にしておくことがトラブル防止に繋がります。

契約書で既に決まっている場合は、「As per our agreement, bank fees should be paid by your side.（合意通り、銀行手数料はそちらで負担してください）」と事実を述べるだけで十分です。曖昧にせず、はっきりと記載することが重要です。

まとめ

ビジネスにおける英語での請求は、単に金銭や書類を求める行為以上の意味を持ちます。それは、自分自身の仕事の価値を正当に主張し、相手との良好なパートナーシップを維持するための高度なコミュニケーションスキルです。費用、書類、催促といったそれぞれのシーンにおいて、相手への配慮を忘れず、かつ論理的で明確な表現を選ぶことが、プロフェッショナルとしての成功を左右します。今回紹介したフレーズやマナーを日々の業務に取り入れることで、海外取引における不安を解消し、確実な成果を手に入れてください。

大切なのは、英語をツールとして使いこなし、感情的にならずに事実を積み重ねていく姿勢です。丁寧なリマインダーや正確な情報提供を積み重ねることで、相手からの信頼はより強固なものとなり、結果として支払遅延や書類不足といったトラブル自体が減少していく好循環が生まれます。言葉の力を最大限に活用し、ストレスフリーで建設的なビジネス関係を築いていきましょう。あなたの誠実なアプローチは、必ず言葉の壁を越えて相手に伝わるはずです。